Settlement Sector and Technology Task Group – looking for your input/groupe de travail sur le secteur de l’établissement et la technologie – looking for your input

I’m chairing the Task Group and would love to connect about your experiences, challenges, successes, and ideas to move the sector forward toward digital and hybrid service delivery models. Let’s connect so we can learn from your experiences.

During this unprecedented time of rapid transition to remote service delivery, IRCC is researching and learning about the immigrant and refugee-serving sector’s experiences, early learnings, and knowledge to help strategically inform the expected continued transition to a hybrid (digital/in-person) settlement service framework.

Among the targeted consultations and outreach that have been undertaken since the onset of the pandemic, the sector has recently formed a Settlement Sector and Technology Task Group. The objective of this Task Group is to discover, examine, and learn about the settlement sector’s needs to successfully implement digital and hybrid service delivery models. This would include infrastructure, privacy issues (e.g. advice and protocols on how to safeguard information), professional development for staff, including digital literacy and addressing the digital divide among newcomers and in our communities.

Why a Task Group? What will we do?

Part of the Task Group’s mandate is to identify multiple digital and hybrid service delivery models rather than aiming at one unique model that may not easily be replicable within our sector. We know there are discrepancies between groups of service providers in terms of how the transition has been experienced. For example, larger agencies may have more staff, access to training, familiarity and comfort using new technologies than smaller, more remote service providers might. On the other hand, there is much to learn from smaller organizations that have had to transition with fewer obvious resources, and how they’ve done it well and resiliently.

We recognize that digital delivery is not and will not be suitable for all clients or all services. In-person services will still be essential. For those services that may still benefit from remote delivery where the digital divide is a challenge, the Task Group will provide insight into possible opportunities to support rural and remote placed newcomers via the use of LoFi technologies such as television/radio/telephone/distance learning tools/welcoming packages/pen pal community connection projects, pre-arrival relationship building etc.

Our core work will be to conduct consultations with the sector to produce an overview of this current landscape while identifying promising practices, gaps, challenges and risks for service providers. Currently our work plan has two main consultation approaches – a survey, and in-depth consultations (in formats such as 1-on-1 interviews, focus groups, & other consultation methods, to be determined).

We’re just getting started, our scope is national and, while timelines are short (our work ends in March 2021), we expect to be able to provide thorough and comprehensive recommendations to IRCC to help their short and long-term strategic approaches as the sector continues to determine what a blended or hybrid service delivery model might look like.

What’s the plan?

The Task Group is just getting up and running and will be doing some research and consultation with you over the next 4-5 months. Our work will complement a survey developed by IRCC that IRCC-funded agencies will soon receive (the survey will go to all direct service and pre-arrival service delivery organizations. The survey will not go to SDI, resettlement SPOs or any indirect service agreements), and build on that survey and past work and research to ensure that all sector voices (IRCC-funded and not), experiences, knowledge, needs, and information about challenges and successes are shared with IRCC, and back to the sector.

That means soon after you complete your survey for IRCC, you’ll get a follow-up survey from the Task Group (I know, too many surveys!). We’ll also reach out to organizations not targeted by IRCC’s initial survey. We’ll follow up with some in the sector to do additional consultations (1-on-1, possibly some focus groups). And we’ll be reviewing existing literature and research to ensure that all sector input is pulled together for IRCC.

Why it’s really, really important that you participate

The work IRCC is undertaking right now will have a transformative effect on the sector. Until the COVID-19 pandemic required the sudden adaptation of the sector to provide many services remotely, most settlement services to newcomers were delivered in-person. And what we did know about online and remote services was not adequately shared, coordinated, or learned from. Now, in response to the pandemic, service providers are offering a range of services online, by phone and by using many different types of applications and strategies, which have been implemented rapidly and with little or no advance planning.

Capturing the diversity of the sector is essential for our work, especially in terms of ensuring we get representation of all sector voices from all backgrounds such as geography, gender, racialized diversity, small/large centres, rural areas, francophone, service diversity, all levels of workers in organizations, and more. We’ll be working to ensure that we represent the sector’s equity, anti-racist and anti-oppression values and national nature of the sector, including non-IRCC funded agencies, as well as the diversity of experiences, good and bad (tech pioneers and those struggling), in the sector.

Our work will be driven by the sector’s experiences, successes, challenges, and learning as agencies have transitioned to remote and digital service delivery and how pulling this information together can help others in the sector and IRCC to not only be more prepared in the future to react to other unforeseen emergencies, but also to determine how best to move forward and support digital and hybrid service delivery approaches.

Knowledge sharing and coordination are areas that need to be strengthened in our sector. We plan to “work out loud”, sharing our work with the sector to ensure that everyone has many opportunities and channels to provide input into the Task Group’s work and approach.

We know you hold the answers to all of our questions. We’re working closely with IRCC and we’ll be sharing our work as we go. Please make sure you complete their upcoming survey. We’ll be accessing that data to continue consulting with you. 

At any time, please reach out and share your experiences. As we dive in, tell us about your successes, your challenges, and what you need to continue providing the excellent services you offer to newcomers and communities around you

Some admin background

The Task Group is coordinated by the Affiliation of Multicultural Societies and Service Agencies of B.C. (AMSSA) and reports to the National Settlement and Integration Council (NSIC) Co-Chairs and runs until March 2021. The group is small in order to be nimble. We may not represent every key sector stakeholder on the Task Group, but we will ensure all voices are heard in our consultations with you.

We look forward to working with you to ensure all experiences transitioning to remote and digital service delivery are recorded, analyzed, and shared. 

Again, if you have any input or questions about the work we’re doing, please let us know.

Thanks very much,
Marco Campana
Settlement Sector and Technology Task Group Chair

Bonjour chers collègues,

En cette période sans précédent de transition rapide vers la prestation de services à distance, IRCC effectue des recherches et se renseigne sur les expériences, les premiers apprentissages et les connaissances du secteur des services aux immigrants et aux réfugiés pour aider à orienter stratégiquement la transition continue prévue vers un cadre de services d’établissement hybride (numériques/en personne).

Parmi les consultations ciblées et la sensibilisation qui ont été entreprises depuis le début de la pandémie, le secteur a mis sur pied récemment un groupe de travail sur le secteur de l’établissement et la technologie. L’objectif de ce groupe de travail est de découvrir, d’examiner et de connaître les besoins du secteur de l’établissement pour mettre en œuvre avec succès des modèles de prestations de services numériques et hybrides. Cela comprendrait l’infrastructure, les questions de protection de la vie privée (p. ex., des conseils et des protocoles sur la façon de protéger les renseignements), le perfectionnement professionnel du personnel, y compris la littératie numérique et combler le fossé numérique entre les nouveaux arrivants et nos collectivités.

Pourquoi un groupe de travail? Qu’allons-nous faire?

Une partie du mandat du groupe de travail consiste à déterminer plusieurs modèles de prestation de services numériques et hybrides plutôt qu’à viser un modèle unique qui pourrait ne pas être facilement reproductible dans notre secteur. Nous savons qu’il y a des écarts entre les groupes de fournisseurs de services en ce qui concerne la façon dont la transition a été vécue. Par exemple, les grands organismes peuvent avoir plus de personnel, un meilleur accès à la formation, une meilleure connaissance des nouvelles technologies et une aisance accrue d’utilisation de celles-ci que les fournisseurs de services plus petits et plus éloignés. En revanche, on peut tirer beaucoup de leçons des organismes plus petits qui ont dû faire la transition avec moins de ressources évidentes et de la façon dont ils l’ont bien fait et avec résilience.

Nous reconnaissons que la prestation numérique ne convient pas et ne conviendra pas à tous les clients ou à tous les services. Les services en personne demeureront essentiels. Pour les services qui peuvent encore bénéficier de la prestation à distance lorsque le fossé numérique est un défi, le groupe de travail donnera un aperçu des possibilités pour soutenir les nouveaux arrivants en milieu rural et éloigné par l’utilisation des technologies LoFi telles que la télévision/la radio/le téléphone/les outils d’apprentissage à distance/les trousses d’accueil/les projets de connexion communautaire avec des correspondants (pen pal), l’établissement de relations avant l’arrivée, etc.

Nos travaux principaux consisteront à mener des consultations avec le secteur pour donner un aperçu du paysage actuel tout en cernant les pratiques prometteuses, les lacunes, les défis et les risques pour les fournisseurs de services. Actuellement, notre plan de travail comporte deux grandes approches de consultation – un sondage et des consultations approfondies (dans des formats tels que les entrevues individuelles, les groupes de discussion et d’autres méthodes de consultation à déterminer).

Nous ne faisons que commencer, notre portée est nationale et, même si les délais sont courts (nos travaux se terminent en mars 2021), nous prévoyons pouvoir formuler des recommandations exhaustives et détaillées à IRCC pour aider leurs approches stratégiques à court et à long terme à mesure que le secteur continuera de déterminer à quoi pourrait ressembler un modèle mixte ou hybride de prestation de services.

Quel est le plan?

Le groupe de travail se met en marche et effectuera des recherches et des consultations avec vous au cours des quatre à cinq prochains mois. Nos travaux compléteront un sondage élaboré par IRCC que les organismes financés par IRCC recevront bientôt (le sondage sera envoyé à tous les organismes de prestation de services directs et avant l’arrivée. Il ne sera pas envoyé à des organismes qui se consacrent à l’amélioration de la prestation de services, à des fournisseurs de services de réinstallation ou à toutes ententes de services indirects) et s’appuiera sur ce sondage et les travaux et les recherches antérieurs pour veiller à ce que tous les secteurs se fassent entendre (financés et non par IRCC), les expériences, les connaissances, les besoins et les renseignements sur les défis et les réussites soient communiqués à IRCC et renvoyés au secteur.

Cela signifie que peu de temps après que vous aurez répondu à votre sondage pour IRCC, vous recevrez un sondage de suivi du groupe de travail (je sais, il y a trop de sondages!). Nous communiquerons également avec les organismes qui ne sont pas ciblés par le sondage initial d’IRCC. Nous ferons un suivi auprès de certains organismes du secteur pour mener d’autres consultations (individuelles, peut-être certains groupes de discussion). Et nous examinerons la documentation et les recherches existantes pour nous assurer que tous les commentaires du secteur sont rassemblés pour IRCC.

Pourquoi il est vraiment, vraiment important que vous participiez

Les travaux entrepris par IRCC à l’heure actuelle auront un effet transformateur sur le secteur. Avant que la pandémie de COVID-19 exige l’adaptation soudaine du secteur pour fournir de nombreux services à distance, la plupart des services d’établissement aux nouveaux arrivants étaient offerts en personne. Et nos connaissances sur les services en ligne et à distance n’étaient pas partagées, coordonnées ou acquises adéquatement. Maintenant, en réponse à la pandémie, les fournisseurs de services offrent une gamme de services en ligne, par téléphone et en faisant appel à de nombreux types d’applications et de stratégies qui ont été mises en œuvre rapidement et avec peu ou pas de planification préalable.

La prise en compte de la diversité du secteur est essentielle à nos travaux, surtout en ce qui concerne la représentation de toutes les voix du secteur de tous les milieux comme la géographie, le sexe, la diversité raciale, les petits et grands centres, les régions rurales, la diversité francophone, la diversité des services, tous les niveaux de travailleurs dans les organismes, et plus encore. Nous travaillerons à faire en sorte que nous représentions l’équité du secteur, les valeurs antiracistes et anti-oppression et la nature nationale du secteur, y compris les organismes non financés par IRCC ainsi que la diversité des expériences, bonnes et mauvaises (les pionniers de la technologie et ceux qui ont de la difficulté avec celle-ci) dans le secteur.

Nos travaux seront axés sur les expériences, les réussites, les défis et l’apprentissage du secteur à mesure que les organismes feront la transition vers la prestation de services numériques et à distance et sur la façon dont le regroupement de ces renseignements peut aider d’autres intervenants du secteur et IRCC à non seulement être mieux préparés à l’avenir à réagir à d’autres situations d’urgence imprévues, mais également à déterminer la meilleure façon d’aller de l’avant et de soutenir les approches de prestation de services numériques et hybrides.

Le partage et la coordination des connaissances sont des domaines qui doivent être renforcés dans notre secteur. Nous prévoyons « travailler à haute voix » en partageant nos travaux avec le secteur pour nous assurer que tout le monde dispose d’un grand nombre d’occasions et de canaux pour faire des commentaires sur les travaux et l’approche du groupe de travail.

Nous savons que vous détenez les réponses à toutes nos questions. Nous travaillons en étroite collaboration avec IRCC et nous partagerons nos travaux au fur et à mesure. Assurez-vous de répondre à leur prochain sondage. Nous accéderons à ces données pour continuer à vous consulter. 

En tout temps, veuillez communiquer avec nous et nous faire part de vos expériences. Alors que nous entreprenons ce projet, parlez-nous de vos réussites, de vos défis et de ce dont vous avez besoin pour continuer à fournir les excellents services que vous offrez aux nouveaux arrivants et aux collectivités qui vous entourent

Cadre administratif

Le groupe de travail est coordonné par l’Affiliation of Multicultural Societies and Service Agencies of B.C. (AMSSA) et relève des coprésidents du Conseil national de l’établissement et de l’intégration (CNEI) et se poursuit jusqu’en mars 2021. Le groupe est petit pour faire preuve de souplesse. Il se peut que nous ne représentions pas tous les intervenants clés du secteur au sein du groupe de travail, mais nous veillerons à ce que toutes les voix se fassent entendre dans nos consultations avec vous.

Nous avons hâte de travailler avec vous pour nous assurer que toutes les expériences de transition vers la prestation de services à distance et numériques sont consignées, analysées et partagées. 

Encore une fois, si vous avez des commentaires ou des questions au sujet de nos travaux, veuillez nous en faire part.

Merci beaucoup,
Marco Campana
Président du groupe de travail sur le secteur de l’établissement et la technologie

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